การยกระดับการจัดการสินค้า: การเรียนรู้กลยุทธ์การสื่อสารกับ Kabir Bedi

ที่ HAQM Ads การสื่อสารที่มีประสิทธิผลไม่ใช่แค่ทักษะเท่านั้น แต่ยังเป็นรากฐานแห่งความสำเร็จสำหรับผู้จัดการสินค้าด้านเทคนิค (PMT) อีกด้วย บทความนี้ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งในชุด “การยกระดับการจัดการสินค้า” ของเราจะพิจารณาถึงความสำคัญของการสื่อสารในบทบาท PMT โดยนำเสนอข้อมูลเชิงลึกจาก Kabir Bedi ผู้จัดการอาวุโสของ PMT ที่มีประสบการณ์ 11 ปีในหลากหลายบทบาทที่ HAQM รวมถึงประสบการณ์ 3 ปีที่ HAQM Ads

"ในฐานะผู้จัดการสินค้า เราต้องสื่อสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต่าง ๆ มากมายตลอดเวลา Kabir พูดติดตลกว่า "ผมตั้งสมมติฐานว่าเราสื่อสารกันบ่อยกว่าเวลาที่เรานอนหลับตลอดทั้งชีวิตของเรา" เขาแย้งว่าสำหรับ PMT ในบริษัทเทคโนโลยี การสื่อสารมีความสำคัญยิ่งขึ้น เนื่องจากขอบเขตอิทธิพลที่กว้างขวางที่พวกเขาต้องจัดการ

"PMT สื่อสารในขอบเขตที่กว้างขวางมาก ทั้งสื่อสารขึ้นไปหาผู้บริหาร กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เป็นเพื่อนร่วมงาน กับทีมวิศวกรรมและการออกแบบของตนเอง กับผู้จัดการสินค้าคนอื่น ๆ ทั้งในทีมเดียวกันและทีมอื่น ๆ และยังสื่อสารภายนอกกับลูกค้า ผู้รับบริการ ตัวแทนโฆษณา และอื่น ๆ"

เครือข่ายการโต้ตอบอันกว้างใหญ่มักเกิดขึ้นโดยไม่ได้รับอำนาจโดยตรง ดังนั้น การสื่อสารจึงเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดของ PMT สำหรับการบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ Kabir เน้นย้ำว่าทักษะเหล่านี้ นอกเหนือจากที่เป็นประโยชน์ในสถานการณ์การทำงานแล้ว ยังเป็นทักษะชีวิตพื้นฐานที่ให้ผลตอบแทนแบบทบต้นเมื่อเวลาผ่านไป

ที่ HAQM การสื่อสารแบบเป็นลายลักษณ์อักษรกลายมาเป็นเรื่องสำคัญเนื่องมาจากวัฒนธรรมการเขียนอันเป็นเอกลักษณ์ของบริษัท Kabir ยอมรับว่า "Jeff Bezos กล่าวว่าการเขียนทำให้ผู้นำสินค้ามีความชัดเจนในความคิดมากขึ้น"

Kabir เสนอเคล็ดลับสำคัญหลายประการสำหรับการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรที่มีประสิทธิภาพ:

• ระบุวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน: ระบุวัตถุประสงค์ของเอกสารเพื่อเป็นแนวทางการตีความของผู้อ่าน
• ให้บริบทแวดล้อม: ให้ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้นำที่อาจขาดบริบททั้งหมด
• เขียนให้เฉพาะเจาะจง: หลีกเลี่ยงข้อความที่คลุมเครือและ "คำที่ไม่เจาะจง" เช่น "มาก" หรือ "อย่างมีนัยสำคัญ"
• ใช้ประโยคในรูปแบบ Active Voice: ซึ่งจะช่วยให้ประโยคสั้นลงและมีผลกระทบมากขึ้น
• กระชับ: "การใช้คำฟุ่มเฟือยไม่ใช่คุณธรรม" Kabir เน้นย้ำ มุ่งเน้นประโยคที่สั้นลงและใช้คำน้อยลง
• สนับสนุนคำกล่าวอ้างด้วยข้อมูล: ใช้ข้อมูลเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพเพื่อสนับสนุนประเด็นของคุณ

วัฒนธรรมการเขียนของ HAQM เป็นหัวใจสำคัญในการทำงานของเรา และเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรคือพื้นฐานของทุกการตัดสินใจทางธุรกิจ Kabir อธิบายกระบวนการเขียนเอกสารที่มีประสิทธิภาพเจ็ดขั้นตอนโดยละเอียด ซึ่งช่วยเขามาตลอดในเส้นทางอาชีพ:

• กำหนดความคาดหวัง: ตระหนักว่าการเขียนเอกสารที่มีคุณภาพสูงต้องใช้เวลา
• ร่างโครงร่าง: สร้างโครงสร้างพื้นฐานหรือ PRFAQ ขนาดเล็ก (สองถึงสามย่อหน้า) เพื่อเผยแพร่แนวคิดตั้งแต่ระยะแรกเริ่ม
• รวบรวมข้อมูล: รวบรวมข้อมูลเชิงลึก การวิจัยผู้ใช้ และข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ พร้อมกัน
• เขียนร่างฉบับแรก: บันทึกความคิดของคุณลงบนกระดาษโดยไม่ต้องกังวลเรื่องความยาว
• แก้ไขและตัด: ตัดทอนฉบับร่างให้เหลือความยาวที่เหมาะสม
• เผยแพร่และทบทวน: แบ่งปันกับทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อรับฟังข้อเสนอแนะ
• รวมข้อเสนอแนะ: พิจารณาข้อมูลที่ได้รับและแก้ไขตามความจำเป็น

Kabir เน้นย้ำถึงความสำคัญของการเริ่มต้นตั้งแต่เนิ่น ๆ เพื่อให้มีเวลาสำหรับกระบวนการที่ละเอียดถี่ถ้วน พร้อมทั้งชี้ให้เห็นถึงคุณค่าของการขอความคิดเห็นจากเพื่อนร่วมงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียตลอดกระบวนการเขียน

การสื่อสารด้วยวาจาเป็นสิ่งสำคัญเท่าเทียมกันและเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการสร้างสัมพันธ์อันดีซึ่งเป็นสิ่งสำคัญสำหรับ PMT ในสภาพแวดล้อมแบบเมทริกซ์เช่น HAQM Ads Kabir แนะนำหนังสือ “Cues: Master the Secret Language of Charismatic Communication" โดย Vanessa Van Edwards ซึ่งแบ่งการสื่อสารที่มีเสน่ห์ออกเป็นสององค์ประกอบหลัก:

• ความอบอุ่น: แสดงให้เห็นว่าเป็นผู้ให้ความร่วมมือ อดทน และเห็นอกเห็นใจ
• ความสามารถ: ดูน่าประทับใจ ทรงพลัง และเชื่อถือได้

Van Edwards กล่าวว่าเป้าหมายคือการสร้างสมดุลระหว่างสององค์ประกอบนี้ คือ “ความน่าเชื่อถือ เป็นมิตร และเป็นที่ชื่นชอบ” ในขณะเดียวกันก็ต้องดู “มีความสามารถ ฉลาด และทรงพลัง” การสื่อสารด้วยวาจาที่ดีเยี่ยมมีความสำคัญอย่างยิ่งในการโน้มน้าวใจผู้อื่นโดยปราศจากอำนาจ ช่วยให้ PMT สามารถแสดงมุมมองของตนและทำให้ผู้อื่นคล้อยตาม

Kabir ยังเน้นย้ำถึงความรับผิดชอบของผู้สื่อสาร โดยกล่าวว่า “ภาระอยู่ที่ผู้สื่อสาร ไม่ใช่ผู้รับ” หน้าที่ของผมคือการเข้าใจ อ่านสถานการณ์ และดูว่ารูปแบบการสื่อสารแบบใดเหมาะสมที่สุด ผมกำลังพูดคุยกับกลุ่มผู้จัดการสินค้าหรือกำลังนำเสนอต่อผู้นำระดับอาวุโสอยู่ แต่ละกลุ่มจะสนใจอะไรมากที่สุด เป็นความรับผิดชอบของผมที่จะต้องแน่ใจว่าการสื่อสารด้วยวาจาของผมเหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายที่ผมกำลังพูดด้วย และพวกเขาเข้าใจสิ่งที่ผมกำลังพูด”

ด้วยความเชี่ยวชาญในด้านเหล่านี้ของการสื่อสารด้วยวาจา PMT จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และรับมือกับความซับซ้อนในบทบาทของตนได้อย่างมีนัยสำคัญ

Kabir เน้นย้ำเพิ่มเติมถึงความสำคัญของการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพกับผู้นำ พร้อมทั้งชี้ให้เห็นว่ารองประธาน รองประธานอาวุโส และผู้อำนวยการต้องอ่านเอกสารและอีเมลจำนวนมากในแต่ละวัน ดังนั้น การสื่อสารกับพวกเขาอย่างชัดเจนและมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญ “ในบรรดาผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดของคุณ ผู้นำให้คุณค่ากับการสื่อสารที่กระชับ ตรงไปตรงมา และตรงประเด็น การสื่อสารที่ชัดเจนช่วยให้คุณแสดงความเชี่ยวชาญและความรู้เกี่ยวกับสินค้าของคุณได้ สามารถช่วยให้มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจ และได้รับการสนับสนุนสำหรับความคิดริเริ่มของคุณ”

Kabir เสนอเคล็ดลับต่อไปนี้สำหรับการสื่อสารกับผู้นำ:

• มั่นใจ: สบตาระหว่างการสื่อสาร และจำไว้ว่าคุณคือผู้เชี่ยวชาญในเรื่องสินค้าของคุณ
• พูดอย่างรอบคอบ: เน้นประเด็นสำคัญและปรับการสื่อสาร เพื่อให้ข้อความของคุณชัดเจนและมีผลกระทบ
• ตอบกลับอย่าตอบโต้: ใช้เวลาในการประมวลผลคำถามก่อนตอบกลับ
• กระชับและตรงประเด็น: จงตระหนักว่าเวลาของผู้นำมีจำกัด
• ปฏิบัติตามกระบวนการสี่ขั้นตอนนี้: ฟัง ทำความเข้าใจ ตอบกลับ แล้วจึงอธิบายเพิ่มเติมตามความเหมาะสม

นอกจากนี้ เขายังเน้นย้ำข้อผิดพลาดทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยง:

• ไม่ตอบคำถามที่ถาม
• ซ่อนประเด็นสำคัญไว้ในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคุณ
• ตอบโต้ทันที แทนที่จะหยุดคิดก่อนตอบกลับ

"ในฐานะ PMT การสื่อสารกับผู้นำมักเป็นตัวแทนของผลงานและความพยายามทั้งหมดของทีม" Kabir อธิบาย "ดังนั้น วิธีการสื่อสารของคุณอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อความสำเร็จของสินค้า"

การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่เรียนรู้ได้ และ HAQM มีทรัพยากรมากมายที่ PMT สามารถใช้ในการพัฒนาทักษะเหล่านี้ “HAQM กำลังลงทุนอย่างมากเพื่อช่วยให้เราเป็นผู้สื่อสารที่ดีขึ้น” Kabir กล่าว "การเขียนไม่ใช่ทักษะที่ทุกคนมีมาตั้งแต่เกิด แต่ทักษะที่เรียนรู้ได้ ซึ่งคุณต้องฝึกฝนและใช้เครื่องมือทั้งหมดที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์"

การพัฒนาทักษะการสื่อสารทั้งการเขียนและการพูดช่วยให้ PMT สามารถมีอิทธิพลโดยไม่ต้องใช้อำนาจ ประสานงานกับทีมที่หลากหลาย รวมถึงขับเคลื่อนสินค้าที่มีผลกระทบและทำให้ลูกค้าพึงพอใจ

Kabir สรุปว่า "จงจำไว้ว่าพวกเราทุกคนไม่ได้เกิดมาพร้อมกับการเป็นผู้สื่อสารที่มีประสิทธิภาพ" "การสื่อสารเป็นทักษะที่ทุกคน ตั้งแต่นักศึกษาจบใหม่ ไปจนถึง Jeff Bezos ต้องเรียนรู้มาตลอด"